Internationale Konferenz planen – worauf Sie achten sollten
Um eine Konferenz zu planen, bildet eine gute Organisation eines der wesentlichsten Erfolgskriterien. Bevor Sie in die operative Vorbereitung einsteigen, sollten Sie Überlegungen hinsichtlich der Zielsetzung tätigen und eine Checkliste anfertigen. Wie viele Teilnehmer möchten Sie einladen, welche Tagesordnungspunkte planen Sie und welchen zeitlichen Umfang hat die Veranstaltung? Wichtig ist außerdem die Wahl des Ortes, an dem die Konferenz stattfindet. Dieser sollte für alle Referenten und Gäste gut erreichbar sein, sowohl mit dem Pkw als auch mit Bahnen und Bussen oder dem Flugzeug. Da Tagungsorte häufig einer hohen Nachfrage unterliegen, legen Sie diesen idealerweise frühzeitig fest. So stellen Sie sicher, dass die gewünschte Lokalität nicht ausgebucht ist.
Konferenz planen - die Entscheidung für den richtigen Termin
Eine ebenso hohe Relevanz wie der Ort weist der Termin auf, an dem die Veranstaltung stattfinden soll. Der Zeitpunkt ist ebenfalls rechtzeitig anzusetzen, idealerweise mehrere Monate bis ein Jahr im Voraus. So stellen Sie sicher, dass möglichst viele der Teilnehmer den Termin für sich reservieren und verringern die Anzahl der Absagen. Beim zeitlichen Rahmen ist zu beachten, dass Konferenzen üblicherweise gegen 10 Uhr beginnen. Dies gewährleistet, dass Gäste, die am Konferenztag selbst anreisen, ausreichend Zeit hierfür haben. Geschäftliche oder wissenschaftliche Tagungen nehmen zumeist einen oder mehrere Tage in Anspruch. Handelt es sich um eine mehrtägige Veranstaltung, sind ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer zur Verfügung zu stellen.
Konferenz planen - was ist im Hinblick auf Ausstattung und Verpflegung zu beachten?
Keine Tagung kommt ohne das passende Equipment aus, weshalb auch dies rechtzeitig kalkulieren, wenn Sie eine Konferenz planen. Zur Ausstattung gehören die richtige Bestuhlung sowie die Wahl der Technik. Diese umfasst beispielsweise Mikrofone, eine Leinwand von entsprechender Größe sowie ein Beamer und die Bereitstellung von WLAN. Bei mehrsprachigen Konferenzen muss auch eine Dolmetschkabine vorhanden sein. Ebenso bedeutsam ist es, sich um das leibliche Wohl der Gäste zu kümmern. Stellen Sie genügend Getränke bereit und organisieren Sie Snacks für kleinere Pausen sowie ein Mittagessen für eine große Pause. Eine gute Verpflegung spielt eine nicht unerhebliche Rolle im Hinblick auf die Zufriedenheit der Teilnehmer.
Eine mehrsprachige Konferenz planen - wählen Sie einen Dolmetscher aus
Hat die Tagung einen internationalen Charakter und reisen auch Teilnehmer an, die der Sprache, in der die Konferenz abgehalten wird, nicht mächtig sind, ist ein kompetenter Dolmetscher unerlässlich. Er sorgt dafür, dass Workshops, Vorträge, Diskussionen und Informationen in allen Sprachen verfügbar sind und übersetzt die Aussagen der Redner. Für die Vorbereitung benötigt der Dolmetscher, genau wie Referenten und Moderatoren, umfangreiches Vorbereitungsmaterial, das Sie ihm am besten mehrere Wochen im Voraus bereitstellen. So hat der Dolmetscher ausreichend Gelegenheit, sich in die inhaltlichen Themen umfassend einzuarbeiten.
Welche Tätigkeiten übt ein Dolmetscher bei einer Konferenz aus?
Um eine mehrsprachige Konferenz zu planen, treffen Sie die Auswahl eines passenden Übersetzers und Dolmetschers. Hier gibt es verschiedene Arbeitsschwerpunkte. Ein Konsekutivdolmetscher beispielsweise hört zunächst einem Redner zu, fertigt Notizen an und überträgt diese am Ende in die gewünschte Sprache. Beim Verhandlungsdolmetschen vermittelt der Dolmetscher zwischen zwei Partnern oder einer kleinen Gruppe, während ein Begleitdolmetscher einzelne Kunden bei Gesprächen begleitet und Gespräche direkt übersetzt. Wenn Sie eine Konferenz planen, bildet der Simultandolmetscher die optimale Wahl. Bei dieser Form erfolgt die Übersetzung durch den Dolmetscher, während der Redner noch spricht. Allerdings erfordert der Simultandolmetscher eine entsprechende Technik, da er in einer eigenen Kabine sitzt und den Ton über einen Kopfhörer erhält. Auch die Teilnehmer verfolgen das Gesagte über Kopfhörer. Bei Gesprächen im kleinen Kreis ist das Flüsterdolmetschen sinnvoll. Die Form des Konsekutivdolmetschens kann ebenfalls eine Lösung darstellen, sie erfordert jedoch mehr Zeit.
Mit unserer Hilfe gelingt die Planung Ihrer Konferenz
Sind Sie damit beauftragt, eine Konferenz zu planen und benötigen einen Dolmetscher? Unsere professionelle Dolmetscherin Esther Lewit unterstützt Sie gerne und verfügt über eine umfangreiche Erfahrung als Konferenzdolmetscherin. Auch bei der Planung steht sie Ihnen mit umfangreichem Fachwissen zur Seite. Lassen Sie sich von uns beraten!